Rekisteriseloste
Henkilötietolain (523/1999) 10§:n ja 24§:n mukainen rekisteriseloste.
Rekisterinpitäjä
Fristads Ab (Hejco)
Y-tunnus: 1809189-5
Härkähaankuja 14
01730 Vantaa
Rekisterin nimi
Hejcon asiakas- ja markkinointirekisteri
Rekisterin pitämisen peruste
Henkilö on rekisteröitynyt Hejcon asiakas- tai/ja markkinointirekisterin jäseneksi, ostanut Hejcon verkkokaupasta tavaraa ja/tai osallistuu Hejcon järjestämään tilaisuuteen tai yhtiökokoukseen.
Rekisterin käyttötarkoitus
Rekisterin käyttötarkoitus on Hejcon asiakas- ja markkinointirekisterin ylläpitäminen sekä asiakkaiden tilausten arkistointi ja käsittely sekä asiakassuhteen hoitaminen ja parantaminen. Rekisteriä käytetään myös kadonneiden tilausten seurantaan. Rekisteriin tallennetaan myös asiakkaiden kanssa käytyjä puhelinkeskusteluja siltä osin, kuin näitä tietoja on Hejcon oman toiminnan tai rekisterin laadun parantamiseksi tarpeen tallentaa. Tietoja voidaan käyttää Hejcon toiminnan kehittämiseen, tilastollisiin tarkoitukseen ja henkilökohtaisemman kohdennetun sisällön tuottamiseen omissa sekä ulkopuolisissa verkkopalveluissa. Henkilötietoja käsitellään henkilötietolain sallimissa ja edellyttämissä rajoissa.
Rekisterin tietoja voidaan käyttää Hejcon omissa rekistereissä mainonnan kohdistamiseen luovuttamatta henkilötietoja sellaisenaan ulkopuolisille tahoille. Hejco saattaa käyttää asiakas- ja palvelusuhteen ylläpitämiseen yhteistyökumppaneita. Osa rekisteritiedoista saatetaan siirtää yhteistyökumppanin palvelimille teknisten vaatimusten vuoksi. Tietoja käsitellään ainoastaan Hejcon asiakassuhteen ylläpitämiseen ja markkinointiin vaadittavien teknisten rajapintojen kautta.
Hejcolla on oikeus julkaista asiakasrekisterin sisältämät tiedot sähköisenä tai kirjallisena luettelona, ellei asiakas sitä erityisesti kiellä. Luettelolla tarkoitetaan esim. postitustarroja suoramainoksiin. Asiakkaalla on oikeus kieltää tietojen julkaiseminen ilmoittamalla siitä Hejcon asiakaspalveluun, sähköpostitse asiakaspalvelu@hejco.com tai rekisterinhoitajalle.
Rekisterin sisältämät tiedot
Henkilörekisteri sisältää seuraavia tietoja:
Henkilön etu- ja sukunimi
Sähköpostiosoite
Postiosoite
Puhelinnumero
Yrityksen nimi
Yrityksen y-tunnus
Yrityksen toimiala
Yrityksen työntekijöiden määrä
Tiedot käsitellyistä tilauksista
Tilausten mahdolliset seurantatiedot
Lisäksi rekisteri saattaa sisältä myös seuraavia tietoja niiltä osin, kuin tietoa on saatettu kerätä.
Yrityksen liiketoimintatiedot
Yrityksen henkilöiden kanssa käydyt puhelinkeskustelut niiltä osin, kuin niiden tallentamiselle on nähty asiakaspalvelun kehittämiseksi tai Hejcon asiakas- ja markkinointirekistereiden kehittämiseksi tarvetta.
Tietojen luovutus
Asiakasrekisterin tiedot ovat ainoastaan Hejcon käytössä, paitsi Hejcon käyttäessä ulkoista palveluntarjoajaa joko lisäarvopalvelun tuottamiseen tai luottopäätöksen tueksi.Tietoja ei kuitenkaan luovuteta Hejcon ulkopuolelle tai sen yhteistyökumppaneiden omaan käyttöön, paitsi luottohakemukseen, perintään tai laskutukseen liittyvissä asioissa sekä lainsäädännön velvoittaessa. Henkilötietoja ei siirretä Euroopan Unionin ulkopuolelle, ellei se ole Hejcon tai sen yhteistyökumppanin teknisen toteutuksen varmistamiseksi tarpeellista.
Rekisteröityneen henkilötiedot hävitetään käyttäjän pyynnöstä ellei lainsäädäntö, avoimet laskut tai perintätoimet estä tietojen poistamista.
Rekisterin suojaus
Rekisteriä ei luovuteta sivullisille. Rekisterin käyttöoikeus edellyttää vahvan kaksiosaisen tunnistautumisen. Rekisteri sijaitsee joko Hejcon omalla salasanasuojatulla palvelimella tai asiakas- ja palvelusuhteen ylläpitämiseen käytetyn yhteistyökumppanin salasanasuojatulla palvelimella.
Henkilötiedot ja yksityisyyden suoja
Hejcolla on vastuu niiden henkilötietojen käsittelemisestä, jotka sinä asiakkaana annat meille. Osana markkinointiamme analysoimme ostoksiisi liittyviä tietoja sekä toimintaasi sosiaalisen median sivuillamme ja kotisivuillamme. Näin markkinointimme voidaan monessa tapauksessa kohdistaa juuri sinulle. Analysoimiamme tietoja voivat olla esimerkiksi tiedot viimeksi tehdyistä hankinnoista.
Ostamalla jonkin valikoimamme tuotteista, rekisteröimällä meille tilin, tilaamalla luettelomme ja/tai käymällä joillakin Fristads Ab:n työvaatteiden sosiaalisen median sivuilla suostut edellä kuvatunlaiseen henkilötietojesi käsittelyyn. Täydellinen henkilötietolain mukainen rekisteriseloste tietojesi käytöstä sekä niiden keruusta on luettavissa rekisteriselosteesta.
Henkilötietojen kerääminen, käsitteleminen ja käyttäminen
Keräämme, tallennamme ja käsittelemme asiakkaidemme tietoja koko ostoprosessin ajan palveluidemme tarjoamiseksi, mahdollisten myöhempien takuutoimenpiteiden toteuttamiseksi, teknisen hallintaosaston ja omien markkinointitarkoitustemme (lisätietoja on seuraavassa kappaleessa) vuoksi sekä rikosten ja petosten estämiseksi. Luovutamme henkilötietoja ulkopuolisille tahoille ainoastaan siinä tapauksessa, että laki sen sallii, esimerkiksi sopimuksen toteuttamis- tai markkinointitarkoituksessa, laskutuksen vuoksi tai jos asiakas on antanut siihen etukäteen suostumuksensa. Tilauksen toteuttamiseksi palkkaamamme ulkopuoliset palveluntarjoajat (esim. kuljetus- ja huolintayritykset sekä pankit) saavat meiltä tiedot, jotka ovat välttämättömiä tilauksen ja sopimuksen toteuttamiseksi. Palveluntarjoajamme saavat käyttää näin luovutettuja tietoja pelkästään tehtäviensä suorittamiseen ja heiltä edellytetään EU:n tietosuoja-asetuksen mukaan toimimista.
Asiakkaiden tietojen käyttö mainostamistarkoituksiin
Käytämme tietojasi Hejcon kautta tekemiesi ostojen toteuttamisen ohella myös seuraaviin tarkoituksiin:
- ostokokemuksesi parantamiseen pysyvästi ja sen muokkaamiseksi asiakasystävälliseksi ja yksilölliseksi
- viestiäksemme sinulle tilaustasi koskevista asioista
- ilmoittaaksemme sinulle tietyistä tuotteista ja markkinointikampanjoista
- suositellaksemme sinulle tuotteita tai palveluita, jotka saattavat kiinnostaa sinua
Käytämme tähän tarkoitukseen saatavilla olevia tietoja, kuten esimerkiksi sähköpostiviestejä koskevia vastaanotto- ja lukemisvahvistuksia sekä tietoja, jotka koskevat käyttämääsi päätelaitetta, internetyhteyttä, käyttöjärjestelmää, alustaa, verkkosivustolla vierailun päivämäärää ja kellonaikaa sekä katselemiasi tuotteita, ja tietoja, jotka olemme saaneet sinulta (mukaan lukien automaattisesti lähetetyt tai tuotetut tiedot). Lisäksi käytämme myös tilaushistoriaasi.
Voit kieltää milloin tahansa henkilötietojesi käyttämisen mainostarkoituksiin tai yksittäisiin toimenpiteisiin. Tähän riittää tekstimuodossa annettu ilmoitus rekisteriselosteessa mainittuun yhteystietoon.
Uutiskirje
Käytämme uutiskirjeen lähettämiseen sähköpostiosoitetta, jonka olet meille ilmoittanut, ja tarvitsemme tähän vahvistuksen, että hyväksyt kyseisen sähköpostiosoitteen omistajana uutiskirjeen saannin. Jos et halua enää tulevana ajankohtana saada uutiskirjettämme, voit lopettaa sen tilaamisen milloin tahansa. Tähän riittää tekstimuodossa annettu ilmoitus rekisteriselosteessa mainittuun yhteystietoon. Voit myös peruuttaa uutiskirjeen sen mukana tulevan linkin avulla, jonka löydät aina sähköpostin alaosasta.
Sähköpostitse ilmoitettavat tuotesuositukset
Jos teet Hejcolta ostotilauksen, saatat saada meiltä säännöllisesti tuotesuosituksia sähköpostitse. Saat tällaisia tuotesuosituksia riippumatta siitä, oletko tilannut uutiskirjeen vai et. Haluamme näin tiedottaa valikoimaamme kuuluvista tuotteista, jotka ehkä kiinnostavat sinua viimeisimmän tilauksesi perusteella. Jos et halua enää tulevana ajankohtana saada meiltä tuotesuosituksia tai ylipäätään mainosviestejä, voit estää niiden saamisen milloin tahansa. Tähän riittää tekstimuodossa annettu ilmoitus rekisteriselosteessa mainittuun yhteystietoon. Voit myös peruuttaa tuotesuosituksen sen mukana tulevan linkin avulla esimerkiksi sähköpostin alalaidasta.
Evästeiden (cookie) käyttö
Hejcon verkkokaupoissa (hejco.fi sekä shop.hejco.com) käytetään evästeitä. Eväste on pieni verkkokauppa-asioinnin yhteydessä internet-selaimeen tallennettava tekstitiedosto, joka mahdollistaa verkkokaupan sivuilla vierailevien kävijöiden seurannan. Evästeiden käyttö helpottaa yleisesti verkkokauppa-asioimista. Lisäksi evästeiden käyttö mahdollistaa erilaisen yhdistelmätiedon laatimisen verkkokaupan asiakkaista. Evästeiden avulla kerättävä tieto on anonyymiä, mutta tietoa on mahdollista liittää käyttäjältä saatuihin henkilötietoihin ja käyttää kohdennetun mainonnan tuottamiseen näyttämällä esimerkiksi bannerimainoksia. Ne ovat mainoksia, jotka on linkitetty ulkopuolisten tahojen verkkosivustoilta. Tavoitteenamme on muokata mainostemme sisältö sinulle mielenkiintoiseksi ja hyödylliseksi. Tästä johtuen näet bannerimainoksissa etupäässä tuotteita, joita olet jo katsellut sivuillamme, tai tuotteita, jotka muistuttavat tarkastelemiasi tuotteita (ns. uudelleenkohdistus).